Voordat we iets meer schrijven over de taken vertrouwenspersoon lichten we kort toe wat de functie van vertrouwenspersoon in houdt:
Een vertrouwenspersoon speelt belangrijke een rol in het beleid ongewenste omgangsvormen binnen een organisatie. In de arbowet staat immers beschreven dat een werkgever de verplichting heeft om de medewerkers te beschermen tegen PsychoSociale Arbeidsbelasting (PSA). Onder PSA verstaat men die factoren binnen de werksituatie die stress veroorzaken. U moet dan denken aan discriminatie, pesten, seksuele intimidatie, agressie/geweld en werkdruk. Een van de maatregelen die een werkgever kan nemen om medewerkers te ondersteunen als ze last hebben van PSA is het aanstellen van een vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen.

Wat zijn de 3 taken vertrouwenspersoon?

  • Taken vertrouwenspersoon 1: Klachtafhandeling. Het opvangen van werknemers die last hebben van PSA.
  • Taken vertrouwenspersoon 2: Het geven van voorlichting en zorgen voor preventie van PsychoSociale Arbeidsbelasting
  • Taken vertrouwenspersoon 3: Het signaleren en vervolgens adviseren van het management.

Hieronder lichten we de 3 taken vertrouwenspersoon iets verder toe:

    • Taken vertrouwenspersoon 1: klachtafhandeling
      Als medewerkers last hebben van PSA dan kunnen ze voor opvang en ondersteuning terecht bij een vertrouwenspersoon. Dit is een van de belangrijkste taken vertrouwenspersoon. Het betekent dat een vertrouwenspersoon het verhaal van de melder aan hoort en de melder ondersteunt bij het zoeken naar oplossingen. Ook kan een vertrouwenspersoon een melder ondersteunen bij het indienen van een officiële klacht.
    • Taken vertrouwenspersoon 2: Voorlichting en preventie
      Het is van belang dat medewerkers een vertrouwenspersoon goed weten te vinden. Vandaar dat het belangrijk is dat een vertrouwenspersoon aan voorlichting doet. Bovendien dient een vertrouwenspersoon niet alleen aan medewerkers maar ook bijvoorbeeld het management en de OR voorlichting te geven. Het management moet immers ook goed op de hoogte zijn van wat de taken vertrouwenspersoon zijn. Dit om misverstanden te voorkomen.
    • Taken vertrouwenspersoon 3: Signaleren en adviseren
      Een vertrouwenspersoon krijgt vanuit zijn rol signalen binnen over ongewenst gedrag binnen een organisatie. Het is daarbij van belang dat die signalen ook bij de organisatie bekend zijn. Daarom is een van de belangrijke taken vertrouwenspersoon dat een vertrouwenspersoon goed in de gaten houdt welke meldingen/klachten hij binnen krijgt en daar eventuele trends in onderscheid. Vervolgens is het ook een van de taken vertrouwenspersoon om het management van die signalen en eventuele trends op de hoogte te brengen. Dit doet een vertrouwenspersoon door een jaarverslag te schrijven. Dit alles natuurlijk zonder de vertrouwelijkheid van de melders/ klagers in gevaar te brengen.
    • Geheimhoudingsplicht
      Het behoort niet zozeer tot de drie (hoofd)taken vertrouwenspersoon maar toch is geheimhouding een heel belangrijk onderdeel van de werkzaamheden van een vertrouwenspersoon. Medewerkers rekenen er immers op dat ze in vertrouwen hun verhaal kunnen doen bij de vertrouwenspersoon. Als medewerkers het idee krijgen dat ze hun verhaal niet in vertrouwen kunnen melden, dan heeft die vertrouwenspersoon binnen de kortste keren geen werk meer. Vandaar dat een vertrouwenspersoon een melder zal moeten kunnen garanderen dat een gesprek vertrouwelijk is. Natuurlijk zijn er uitzonderingen op deze regel, bijvoorbeeld als er sprake zou zijn van strafbare feiten of als er een zogenaamd conflict van plichten ontstaat.

    Opleiding vertrouwenspersoon

    Taken vertrouwenspersoon: Nog een paar aandachtspunten

    De 3 (hoofd) taken vertrouwenspersoon zijn uiteraard zeer belangrijk. Daarnaast is geheimhouding natuurlijk ook van groot belang.  Er is echter nog een flink aantal onderwerpen die van belang zijn bij de uitoefening van de taken vertrouwenspersoon.  Het gaat o.a. om de volgende onderdelen:

  • Voor goede uitvoering van de taken vertrouwenspersoon is het van belang dat een vertrouwenspersoon onafhankelijk zijn werk kan doen. Dat is voor een externe vertrouwenspersoon in de regel iets makkelijker dan voor een interne vertrouwenspersoon.
  • Een vertrouwenspersoon moet in alle rust en vertrouwen gesprekken kunnen voeren. Ook moeten de gegevens op een plek bewaard kunnen worden die voor derden niet toegankelijk is.
  • Naast het aanstellen van een vertrouwenspersoon is het van belang dat het bedrijf hier volledig achterstaat en al een beleid heeft tegen ongewenst gedrag (klachtenregeling, klachtencommissie, gedragscode, etc)
  • Naar aanleiding van het soort en de grootte van het bedrijf kan er gekozen worden voor meerdere vertrouwenspersonen. Ook kan er gekozen worden voor een interne of een externe vertrouwenspersoon. Zorg ervoor dat een vertrouwenspersoon een goede opleiding volgt die geaccrediteerd is door de landelijke vereniging (LVV). Vertrouwenspersoon zijn is een vak en niet iets wat je er ‘even’ naast doet. Een opleiding vertrouwenspersoon onderwijs kan je bij CVP Plus volgen!